La gestion de la connaissance comporte plusieurs aspects ; la gestion d'une base de connaissance de type encyclopédique, la gestion d'une base de connaissance de type " métier" et le plus délicat à construire et à rendre efficient pour le développement de la connaissance dans les structures organisationnelles, une base de connaissance de vie ou d'expériences au quotidien composée d'élements jugés inintelligibles au moment de leur leur formalisation sous forme d'information mais qui peuvent par rapprochement construire une base puissante de savoir.
Le knowledge management est la manière de gérer à la fois les flux d'informations générés par une organisation (information sur l'environnement, l'information interne), la capitalisation des savoirs et des savoir-faire par la modélisation des processus qui fondent l'organisation.
Le knowledge management suppose la plupart du temps l'appui d'outils informatiques
Le knowlegde management suppose également l'adhésion des ressources humaines qui composent la connaissance de l'organisation étudiée, il peu et doit s'exprimer sous la forme d'une coopération entre les individus de cette même organisation à l'aide d'outils de travail collaboratif par exemple.
Les outils du knowledge management pourront donc être des outils de type portail d'entreprise, des outils de "groupware" comme les outils de travail collaboratifs , de messagerie instantanée de réunions en ligne ou des Intranets, des outils de "workflow" comme les outils de gestion de projets, Des outils d'analyse des données de type Datawarehouse ou Datawebhouse qui permettent de tirer parti de la connaissance client.
Nous oserions dire, alors que l'intelligence économique s'interesse à la manière d'organiser les plans de recherche et de communication des informations stratégiques sur l'environnement des organisations ou des entreprises en particulier. Le knowledge management va au delà de ce type d'information et ajoute la couche "interne" sur les processus générant la compétence et le savoir humain que l'organisation représente.
Le knowledge management va également au-delà du simple système d'information de l'entreprise, qui n'est que le support matériel de l'organisation de la connaissance au sein de l'organisation.
Pour finir, je tiens à préciser que, si par des techniques collaboratives, créatives,... intelligentes, il arrive parfois que l'on puisse améliorer la gestion de la connaissance ou le "knowledge management" au sein d'une organisation, il est plus rare que l'on puisse "stocker" ou conserver la connaissance ou le savoir-faire au sein d'un système d'information. Comme disait le DSI d'une grande entreprise du domaine de l'informatique :
"nous sommes doté du plus efficace système d'information qui ait été mis au point à ce jour et nous savons qu'il concentre la quasi totalité de la connaissance collective de l'entreprise, le seul problème s'est que nous perdons 80% de cette connaissance pendant le week-end !".
Autrement dit, même si à ce jour les tecdhniques, en particulier Multimédia, permettent d'aider à la gestion de la connaissance y compris immatérielle, mais dès lors qu'elle est stockée dans un Systeme Informatique, il ne reste que 20% de cette connaissance surtout si elle est basée sur des processus immateriels.
Corrolaire : On compare souvent les niveaux d'investissements des entreprises ou des Pays en Technologies de l'Information et de la Communication pour les releré à l'évolution de la productivité et de l'efficacité en oubliant qu'elles ne gèrent en fait que 80% de l'intelligence et des processus "intelligents" ou immateriels des organisations.
A niveau égal d'investissement en "Technologies de l'Information", deux organisations vont pouvoir avoir des performances complètement différentes : la clé de cette différence ; leur niveau d'utilisation de ces TIC bien sûr, mais également et surtout la manière de gérer la ressource humaine qui vont apporter cette connaissance.
