Les outils de veille se ressemblent tous dans leurs grands principes, certains intègrent plusieurs fonctions. L'idée est que dans l'immensité de la tâche du veilleur et surtout dans l'immensité du web et des quantités d'informations à gérer ou qu'il faut scruter, l'humain ne peut gérer seul la tâche et donc qu'il faut se doter d'outils, en général informatiques, qui permettent une automatisation plus ou moins importante des fonctions inhérentes à la veille.
Voir aussi les solutions technologiques disponibles sur le marché
On peut les classer dans cinq grandes catégories :
1 - Les moteurs (ou méta- moteurs) de recherche automatisés ou non :
Ils permettent de chercher de l'information ou des données sur l'internet visible ou invisible. Leur fonction est de chercher de manière la plus exhaustive possible de l'information sur des serveurs ou des bases de données accessibles sur le web. En général, ils sont dotés de fonctions de recherche par mots clés ou par filtre, parfois même utilisent l'analyse sémantique pour accéder aux documents. Certains moteurs comme Google permettent également de rechercher sur tous types de documents (HTML, XML, PDF, TXT,..). Ils recherchent l'exhaustivité tout en permettant l'élimination par des filtres. Leur efficacité provient d'un savant dosage entre stratégie de recherche ou construction des filtres pour éviter le "bruit" dans les résultats sans pour autant éliminer des informations qui pourraient être utiles.
2 - les logiciels de veille ou de classement documentaires :
Ils permettent de ranger les documents et informations trouvées sur le web ou sur d'autres supports. En principe se sont des gestionnaires de bases de données qui permettent d'indexer des fiches
3 - Les logiciels de diffusion de l'information aux destinataires de la veille :
Sous la forme d'intranet ou de manière plus simple sous la forme de base de données partagée, ils permettent par un accès individualisé ou à des sytèmes d'alerte (push media par exemple), aux informations récupérées ou classées par le système de veille de l'organisation. Ils sont dotés de fonctions statistiques, ou de classement thématique.
4 - les logiciels d'analyse de l'information
Ils permettent de traiter un document en particulier ou de réaliser des statistiques sur une recherche en fonction de stratégie de recherche plus ou moins élaborées.
5 - les solutions intégrées de veille et de knowledge management
Elles permettent de traiter l'intégralité ou du moins une très grande partie de la problématique de collecte, traitement, analyse, diffusion, partage de l'information externe et de la connaissance et des savoir-faire de l'organisation.
